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WG-Absage schreiben: Freundliche Muster-Texte für Bewerber

Das WG-Casting ist vorbei, ihr habt euch entschieden – aber jetzt kommt der unangenehme Teil: Den anderen Bewerbern absagen. Viele WGs schieben das auf oder machen es gar nicht. Dabei gehört eine freundliche Absage einfach dazu.
In diesem Artikel findest du praktische Muster-Texte für WG-Absagen und Tipps, wie du höflich ablehnst, ohne dir den Kopf zu zerbrechen.

Warum eine Absage wichtig ist

Ghosting – also einfach nicht mehr antworten – ist leider weit verbreitet. Aber es ist respektlos und unnötig.
Gründe für eine ordentliche Absage:
  • Respekt: Die Leute haben sich Zeit genommen, sich beworben, vielleicht sogar zum Casting gekommen. Das verdient eine Rückmeldung.
  • Karma: Die WG-Welt ist klein. Vielleicht trefft ihr euch wieder, auf einer Party, bei der Arbeit, im Freundeskreis. Besser, man hat sich anständig verhalten.
  • Eigenes Wohlbefinden: Offene Enden nerven. Eine kurze Absage, und du hast das Kapitel abgeschlossen.
  • Community: Eine Kultur des respektvollen Umgangs beginnt bei dir. Wer selbst ghosted wird, weiß wie ätzend das ist.

Wann und wie schnell absagen?

Zeitpunkt der Absage

Nach der Vorauswahl:
Wer nicht zum Casting eingeladen wird, sollte zeitnah eine Absage bekommen. Innerhalb von 3-5 Tagen nach Bewerbungseingang ist fair.
Nach dem Casting:
Sobald ihr euch entschieden habt, schreibt den anderen. Nicht erst, wenn der neue Mitbewohner eingezogen ist. Idealerweise innerhalb von 2-3 Tagen nach dem letzten Casting.

Sammelabsage oder individuell?

Individuell absagen bei:
- Personen, die zum Casting waren
- Bewerbungen, die wirklich gut waren
- Wenigen Bewerbern insgesamt
Sammelabsage okay bei:
- Vielen Bewerbungen (50+)
- Offensichtlich nicht passenden Bewerbern
- Wenn die Zeit wirklich knapp ist

Was gehört in eine gute Absage?

Eine WG-Absage muss nicht lang sein. Die wichtigsten Elemente:
1. Dank für das Interesse
Kurz, ehrlich, nicht übertrieben.
2. Die Absage selbst
Klar formuliert, nicht drumherum reden.
3. Kurze Begründung (optional)
Nicht notwendig, aber oft hilfreich. Nicht zu detailliert.
4. Gute Wünsche
Freundlicher Abschluss.
Was NICHT rein muss:
- Entschuldigungen ("Es tut uns so leid...")
- Ausführliche Erklärungen ("Wir haben lange diskutiert und abgewogen...")
- Falsche Hoffnungen ("Vielleicht beim nächsten Mal...")
- Zu viel Persönliches ("Du warst aber wirklich nett...")

Muster-Texte für verschiedene Situationen

Hier findest du Copy-Paste-Vorlagen für verschiedene Szenarien:

Vorlage 1: Absage nach schriftlicher Bewerbung (kein Casting)

Für Bewerber, die nicht zum Casting eingeladen wurden.
Betreff: Deine Bewerbung für unser WG-Zimmer

Hallo [Name],

vielen Dank für deine Bewerbung auf unser WG-Zimmer.

Wir haben uns für andere Kandidaten entschieden und werden
daher nicht mehr auf dich zukommen.

Wir wünschen dir viel Erfolg bei deiner weiteren Suche!

Viele Grüße
[Eure Namen / WG-Name]

Vorlage 2: Absage nach Casting

Für Bewerber, die zum persönlichen Gespräch da waren.
Betreff: Rückmeldung zu deinem WG-Casting

Hallo [Name],

danke, dass du letzte Woche bei uns vorbeigekommen bist!

Wir haben uns leider für jemand anderen entschieden.
Das war keine leichte Wahl, aber wir hatten das Gefühl,
dass es bei einer anderen Person noch besser passt.

Wir wünschen dir alles Gute und dass du schnell die
richtige WG für dich findest!

Liebe Grüße
[Eure Namen]

Vorlage 3: Absage an netten Bewerber, der nicht passt

Wenn die Person sympathisch war, aber es einfach nicht gepasst hat.
Betreff: Rückmeldung WG-Casting

Hey [Name],

es war wirklich schön, dich kennenzulernen!

Wir haben uns am Ende für jemand anderen entschieden –
nicht weil irgendwas nicht gestimmt hätte, sondern weil
wir bei einer anderen Person das Gefühl hatten, dass es
vom Alltag her besser zusammenpasst.

Du bist bestimmt eine super Mitbewohnerin / ein super
Mitbewohner für die richtige WG. Viel Erfolg bei der
weiteren Suche!

Liebe Grüße
[Eure Namen]

Vorlage 4: Kurze Sammel-Absage für viele Bewerber

Wenn du 50+ Absagen schreiben musst und Zeit sparen willst.
Betreff: WG-Zimmer [Adresse/Stadtteil] vergeben

Hallo,

vielen Dank für deine Anfrage zu unserem WG-Zimmer.

Das Zimmer ist inzwischen vergeben.

Viel Erfolg bei der weiteren Suche!

Viele Grüße
[WG-Name]

Vorlage 5: Absage bei sehr vielen Bewerbungen (Massen-E-Mail)

Für WGs in begehrten Lagen mit 100+ Bewerbungen.
Betreff: Update zu unserem WG-Zimmer

Hallo zusammen,

wir haben für unser WG-Zimmer wahnsinnig viele Bewerbungen
bekommen – vielen Dank für euer Interesse!

Leider konnten wir nur wenige Leute zum Casting einladen.
Wir haben uns jetzt entschieden und das Zimmer ist vergeben.

An alle, die wir nicht kennenlernen konnten: Wir drücken
euch die Daumen, dass ihr bald was Passendes findet!

Viele Grüße
[Eure WG]
Hinweis: Bei Massen-E-Mails immer BCC benutzen! Niemand will sehen, an wen die Mail noch ging.

Häufige Fehler bei WG-Absagen vermeiden

Fehler 1: Gar nicht absagen (Ghosting)

Das Problem: Die Person wartet, hofft, checkt ständig die Mails. Das ist unhöflich und unnötig.
Besser: Eine kurze Absage ist besser als keine. Selbst ein Zweizeiler reicht.

Fehler 2: Zu ausführliche Begründung

Das Problem: "Wir hatten das Gefühl, dass Tom besser passt, weil er auch im Schichtdienst arbeitet und Lisa ja morgens immer früh duscht und du ja gesagt hast..." – das will niemand lesen.
Besser: "Wir haben uns für jemand anderen entschieden." Punkt. Mehr muss nicht sein.

Fehler 3: Falsche Hoffnungen machen

Das Problem: "Falls es mit der anderen Person nicht klappt, melden wir uns!" – Das passiert in 99% der Fälle nicht.
Besser: Klare Absage ohne Hintertür. Wenn es wirklich nicht klappt, könnt ihr euch immer noch melden.

Fehler 4: Zu viele Entschuldigungen

Das Problem: "Es tut uns wirklich so leid, wir haben so lange überlegt, es war so schwer..." – Das klingt nach schlechtem Gewissen.
Besser: Sachlich und freundlich bleiben. Absagen gehören dazu, dafür muss man sich nicht ständig entschuldigen.

Fehler 5: Zu persönlich werden

Das Problem: "Du warst echt nett, aber irgendwie hat die Chemie nicht gestimmt, weißt du, Lisa fand dich etwas..." – zu viele Details.
Besser: Allgemein bleiben. "Es hat insgesamt besser gepasst" reicht als Begründung.

Fehler 6: Absage erst nach Wochen schicken

Das Problem: Die Person hat längst aufgehört zu warten, findet die Mail merkwürdig.
Besser: Innerhalb von einer Woche nach Entscheidung absagen. Je schneller, desto respektvoller.

Sonderfall: Absage an Freunde oder Bekannte

Manchmal bewirbt sich jemand, den ihr kennt – und dann passt es trotzdem nicht. Das ist unangenehm.
Tipps für diese Situation:
  • Persönlich absagen: Am besten telefonieren oder treffen, nicht per Mail.
  • Ehrlich sein: "Wir mögen dich, aber wir glauben, dass das WG-Leben mit uns nicht gut klappen würde."
  • Trennung von Freundschaft und WG: Klarstellen, dass es um die Wohnsituation geht, nicht um die Person.
  • Verständnis zeigen: "Wir hoffen, du verstehst das."
Eine Freundschaft kann eine WG-Absage überleben – eine schlechte WG-Erfahrung kann eine Freundschaft beenden.

Absagen organisieren: So behältst du den Überblick

Bei vielen Bewerbern ist Organisation wichtig.

Simple Methode: Drei Ordner

  1. Noch offen – Bewerbungen, die noch nicht bearbeitet sind
  2. Eingeladen – Casting-Einladung verschickt
  3. Abgesagt – Absage verschickt
Verschiebe jede Mail sofort nach dem Bearbeiten. So weißt du immer, wer noch eine Antwort braucht.

Bei sehr vielen Bewerbungen

Leg eine kurze Tabelle an:

Name Status Absage gesendet
| Anna M.  | Casting gehabt  | ✓
| Ben K.  | Nicht eingeladen  | ✓
| Clara S.  | Casting gehabt  | ✓
| ...  | ...  | ...
So geht niemand verloren.

Fazit: Absagen gehört dazu

Eine WG-Absage ist nie schön, aber sie gehört zum Prozess dazu. Mit den Muster-Texten in diesem Artikel bist du gut vorbereitet:
  • Nach Bewerbung: Kurz, sachlich, freundlich
  • Nach Casting: Etwas persönlicher, aber nicht zu ausführlich
  • Bei vielen Bewerbern: Sammelabsage per BCC
Das Wichtigste: Schreib überhaupt eine Absage. Ghosting ist keine Option.
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