Einladung zur Besichtigung: Muster-E-Mail für Vermieter
Du hast eine Wohnung zu vermieten und die ersten Interessenten haben sich gemeldet? Perfekt! Jetzt steht der nächste Schritt an: die Einladung zur Besichtigung. Eine professionelle Einladungs-E-Mail spart dir Zeit, vermeidet Rückfragen und sorgt dafür, dass Interessenten tatsächlich zum Termin erscheinen. In diesem Artikel findest du praktische Muster-E-Mails und Vorlagen, die du direkt übernehmen kannst.
Warum eine professionelle Einladung zur Besichtigung wichtig ist
Der erste Eindruck zählt – und der beginnt nicht erst an der Wohnungstür. Schon deine Einladungs-E-Mail zeigt Interessenten, mit wem sie es zu tun haben. Eine gut formulierte Besichtigungseinladung bietet dir mehrere Vorteile:
Weniger Rückfragen: Wenn alle wichtigen Informationen in der Einladung stehen, musst du nicht dutzende Einzelfragen beantworten. Das spart dir bei vielen Interessenten enorm viel Zeit.
Höhere Erscheinungsquote: Klare Termininfos und eine professionelle Kommunikation führen dazu, dass mehr Interessenten tatsächlich zum vereinbarten Termin kommen. Nichts ist ärgerlicher, als vor einer leeren Wohnung zu stehen.
Bessere Vorbereitung: Wenn du in der Einladung bereits erwähnst, welche Unterlagen mitgebracht werden sollen, sind die Bewerber gut vorbereitet. Das beschleunigt die spätere Entscheidung.
Professionelles Auftreten: Eine saubere Kommunikation signalisiert, dass du als Vermieter organisiert und zuverlässig bist. Das schafft Vertrauen auf beiden Seiten.
Was gehört in eine Einladung zur Besichtigung?
Eine vollständige Besichtigungseinladung enthält alle Informationen, die der Interessent braucht. Vergiss nichts, damit später keine Rückfragen nötig sind:
Termin mit Datum und Uhrzeit: Schreibe den Termin eindeutig aus. Also nicht "nächsten Dienstag", sondern "Dienstag, 15. Januar 2025 um 14:00 Uhr".
Vollständige Adresse: Die komplette Straße mit Hausnummer. Bei größeren Gebäuden oder Hinterhöfen auch genauere Angaben wie "2. Hinterhaus, 3. Stock links".
Klingelschild: An welchem Namen soll geklingelt werden? Besonders wichtig, wenn der Name am Klingelschild nicht mit deinem übereinstimmt oder wenn es sich um eine Hausverwaltung handelt.
Kontaktdaten: Eine Telefonnummer für Rückfragen oder falls jemand nicht pünktlich erscheinen kann. Das ist besonders bei Einzelterminen wichtig.
Parkhinweise: Gibt es Parkplätze in der Nähe? Muss man ein Ticket ziehen? Oder ist die Anfahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln empfehlenswert?
Dauer der Besichtigung: Wie lange wird der Termin ungefähr dauern? Bei einer Einzelbesichtigung sind es meist 15-30 Minuten, bei einer Sammelbesichtigung eher 30-60 Minuten.
Mitzubringende Unterlagen: Falls du direkt bei der Besichtigung Bewerbungsunterlagen sichten möchtest, teile das mit. Das können Gehaltsnachweise, Schufa-Auskunft, Personalausweis oder eine Mieterselbstauskunft sein.
Muster-E-Mails für verschiedene Situationen
Hier findest du fertige Vorlagen, die du an deine Situation anpassen kannst:
Vorlage 1: Einladung zur Einzelbesichtigung
Betreff: Besichtigungstermin für Wohnung [Straße, Hausnummer] Hallo [Name], vielen Dank für dein Interesse an der Wohnung in der [Straße, Hausnummer]. Gerne lade ich dich zu einem Besichtigungstermin ein: Datum: [Tag, Datum] Uhrzeit: [Uhrzeit] Adresse: [Vollständige Adresse] Klingelschild: [Name] Die Besichtigung dauert ca. 20-30 Minuten. Du erreichst die Wohnung gut mit [ÖPNV-Anbindung]. Parkplätze findest du [Parkhinweis]. Falls du die folgenden Unterlagen bereits zur Besichtigung mitbringst, können wir den Prozess beschleunigen: - Personalausweis - Gehaltsnachweise der letzten drei Monate - Schufa-Auskunft (falls vorhanden) Solltest du den Termin nicht wahrnehmen können, gib mir bitte kurz Bescheid unter [Telefonnummer]. Ich freue mich auf unser Kennenlernen! Mit freundlichen Grüßen [Dein Name]
Vorlage 2: Einladung zur Sammelbesichtigung
Betreff: Einladung zur Besichtigung – Wohnung [Straße, Hausnummer] Hallo [Name], vielen Dank für deine Anfrage zur Wohnung in der [Straße, Hausnummer]. Aufgrund der vielen Interessenten biete ich einen gemeinsamen Besichtigungstermin an: Datum: [Tag, Datum] Uhrzeit: [Uhrzeit] – bitte sei pünktlich, da wir gemeinsam starten Adresse: [Vollständige Adresse] Treffpunkt: Vor dem Hauseingang Die Besichtigung dauert ca. 30-45 Minuten. Bei einer Gruppenbesichtigung können nicht alle individuellen Fragen vor Ort geklärt werden. Bitte schreibe mir vorab, falls du spezielle Fragen hast. Parkmöglichkeiten: [Parkhinweis] Öffentliche Verkehrsmittel: [ÖPNV-Anbindung] Falls du am Termin nicht teilnehmen kannst, melde dich bitte kurz ab, damit ich die Teilnehmerzahl einschätzen kann. Viele Grüße [Dein Name] [Telefonnummer]
Vorlage 3: Terminbestätigung nach Online-Buchung
Betreff: Terminbestätigung für deine Besichtigung am [Datum] Hallo [Name], deine Buchung für den Besichtigungstermin ist eingegangen. Dein Termin: Datum: [Tag, Datum] Uhrzeit: [Uhrzeit] Adresse: [Vollständige Adresse] Klingelschild: [Name] Anfahrt: [Wegbeschreibung/ÖPNV] Parkplätze: [Parkhinweis] Bitte bringe zur Besichtigung einen gültigen Ausweis mit. Bei Fragen erreichst du mich unter [Telefonnummer]. Bis bald! [Dein Name]
Vorlage 4: Erinnerung vor dem Termin
Betreff: Erinnerung: Besichtigung morgen um [Uhrzeit] Hallo [Name], nur eine kurze Erinnerung an deinen Besichtigungstermin: Morgen, [Datum] Um [Uhrzeit] Adresse: [Vollständige Adresse] Solltest du den Termin nicht wahrnehmen können, gib mir bitte kurz Bescheid, damit ich neu planen kann. Bis morgen! [Dein Name] [Telefonnummer]
Häufige Fehler bei Besichtigungseinladungen vermeiden
Bevor wir zu den Tipps kommen, ein kurzer Blick auf typische Fehler, die du vermeiden solltest:
Unvollständige Adresse: "Hauptstraße 5" reicht nicht immer. Bei Mehrfamilienhäusern oder Hinterhöfen brauchen Interessenten genauere Angaben. Sonst stehen sie ratlos vor dem Gebäude.
Falsche Uhrzeit-Formate: Vermeide Missverständnisse bei der Uhrzeit. Schreibe "14:00 Uhr" statt "2 Uhr" – sonst kommt jemand um 2 Uhr nachts oder denkt, du meinst 2 Uhr nachmittags.
Keine Absage-Möglichkeit: Wenn Interessenten keine einfache Möglichkeit haben, abzusagen, erscheinen sie einfach nicht. Mit einer Telefonnummer oder Antwort-Möglichkeit reduzierst du No-Shows.
Zu späte Einladung: Eine Einladung am Vortag um 22 Uhr ist unprofessionell. Gib Interessenten mindestens 48 Stunden Vorlauf, damit sie planen können.
Fehlende Unterlagen-Angabe: Wenn du beim Termin Unterlagen sichten willst, aber das nicht kommunizierst, verlierst du wertvolle Zeit. Die Interessenten müssen alles nachreichen und du musst nachfassen.
Unpersönliche Massenmail: Auch bei vielen Interessenten sollte die E-Mail nicht wie ein Standardtext wirken. Ein kurzer persönlicher Bezug ("vielen Dank für deine Anfrage") macht einen Unterschied.
Tipps für die perfekte Besichtigungseinladung
Neben dem richtigen Inhalt kommt es auch auf die Formulierung an. Hier einige Tipps aus der Praxis:
Freundlich, aber professionell: Bleibe höflich und einladend, ohne zu übertreiben. Du bist nicht der beste Freund des Interessenten, aber auch kein Behördenmitarbeiter.
Alle Infos auf einen Blick: Formatiere die wichtigsten Daten übersichtlich. Nutze Absätze und Aufzählungen, damit niemand wichtige Details übersieht.
Rechtzeitig versenden: Verschicke die Einladung mindestens 2-3 Tage vor dem Termin. Bei kurzfristigen Terminen am besten zusätzlich telefonisch bestätigen.
Erinnerungen schicken: Eine Erinnerung am Vortag reduziert die No-Show-Rate deutlich. Das können 30% weniger Ausfälle sein!
Rückmeldemöglichkeit bieten: Manche Interessenten können den Termin kurzfristig nicht wahrnehmen. Wenn sie sich einfach abmelden können, ersparst du dir vergebliches Warten.
Wegbeschreibung ergänzen: Gerade bei versteckten Eingängen, Hinterhäusern oder komplizierten Gebäudekomplexen hilft eine kurze Wegbeschreibung enorm.
Betreffzeile optimieren: Der Betreff sollte sofort klar machen, worum es geht. "Besichtigungstermin Musterstraße 5" ist besser als "Ihre Anfrage" – so finden Interessenten die E-Mail später schnell wieder.
Responsive Templates nutzen: Viele Interessenten lesen E-Mails auf dem Smartphone. Achte darauf, dass deine Formatierung auch mobil gut aussieht – also nicht zu lange Zeilen und klare Struktur.
CC vermeiden bei Sammeleinladungen: Schicke niemals eine Massenmail, bei der alle Empfänger sichtbar sind. Das wirkt unprofessionell und verstößt gegen Datenschutzgrundsätze. Nutze BCC oder verschicke einzelne E-Mails.
Automatisierte Einladungen mit besichtigungstermine.com
Wenn du regelmäßig Besichtigungstermine organisierst, weißt du: Der E-Mail-Aufwand kann schnell überhandnehmen. Jeder Interessent muss angeschrieben, bestätigt und erinnert werden. Bei 20 oder mehr Anfragen kostet das Stunden.
Genau hier setzt besichtigungstermine.com an. Mit diesem Tool erstellst du eine Terminseite für deine Wohnung. Interessenten können sich selbst für verfügbare Slots eintragen – du legst vorher fest, wann und wie viele Termine du anbietest.
Das Beste daran: Die Einladungen und Bestätigungen werden automatisch verschickt. Sobald sich jemand für einen Termin einträgt, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail mit allen wichtigen Infos. Auch Erinnerungen vor dem Termin gehen automatisch raus.
Das spart dir nicht nur Zeit beim Schreiben einzelner E-Mails, sondern sorgt auch für eine professionelle und einheitliche Kommunikation. Du konzentrierst dich auf die Besichtigungen selbst, statt auf die Koordination drumherum.
Wenn du eine Massenbesichtigung organisieren möchtest, ist ein solches Tool fast unverzichtbar. Bei 30 oder mehr Interessenten verlierst du sonst schnell den Überblick.
So funktioniert es in der Praxis:
- Du erstellst ein Inserat und gibst den Link zur Terminseite an
- Interessenten wählen selbst einen freien Slot aus
- Sie erhalten automatisch eine Bestätigung mit allen Details
- Einen Tag vor dem Termin geht eine Erinnerung raus
- Du siehst in deinem Dashboard, wer kommt
Das Ergebnis: Du sparst pro Wohnung mehrere Stunden Koordinationsaufwand und hast trotzdem eine professionelle Kommunikation.
Fazit: Mit der richtigen Vorlage Zeit sparen
Eine gute Einladung zur Besichtigung ist kein Hexenwerk. Mit den Muster-E-Mails aus diesem Artikel hast du eine solide Grundlage, die du an deine Situation anpassen kannst. Achte darauf, alle wichtigen Informationen zu nennen: Termin, Adresse, Kontaktdaten und Hinweise zur Anfahrt.
Wenn du viele Besichtigungen durchführst, lohnt sich ein Blick auf automatisierte Lösungen wie besichtigungstermine.com. So sparst du Zeit bei der Kommunikation und stellst sicher, dass kein Interessent vergessen wird.
Du möchtest mehr über die optimale Durchführung erfahren? Dann schau dir unseren Guide zur Wohnungsbesichtigung durchführen an. Und falls du später Absagen verschicken musst, findest du passende Vorlagen in unserem Artikel über Mietinteressenten absagen.