Mietinteressenten absagen: Vorlage & Tipps für Vermieter
Du hast deine Wohnung inseriert und die Anfragen überschlagen sich? Oder du hast den perfekten Mieter gefunden und musst jetzt allen anderen absagen? Keine Sorge – mit den richtigen Vorlagen und ein paar Tipps erledigst du das Mietinteressenten absagen schnell, höflich und rechtssicher.
In diesem Artikel findest du konkrete Muster-Texte für verschiedene Situationen, erfährst worauf du bei der Formulierung achten solltest und welche rechtlichen Aspekte wichtig sind.
Warum eine professionelle Absage wichtig ist
Viele Vermieter unterschätzen, wie wichtig eine ordentliche Absage an Mietinteressenten ist. Dabei gibt es gute Gründe, hier sorgfältig vorzugehen:
Respekt gegenüber den Bewerbern: Wer sich auf eine Wohnung bewirbt, investiert Zeit und Hoffnung. Eine klare Absage – auch wenn sie negativ ist – gibt den Interessenten Planungssicherheit. Sie können sich dann auf andere Wohnungen konzentrieren.
Deine Reputation als Vermieter: Gerade in Zeiten von Bewertungsportalen und sozialen Medien spricht sich herum, wie Vermieter mit Interessenten umgehen. Eine professionelle Kommunikation zahlt sich langfristig aus.
Rechtliche Absicherung: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet Diskriminierung bei der Wohnungsvergabe. Mit einer neutralen, sachlichen Absage bist du auf der sicheren Seite.
Zeitersparnis: Wenn du nicht absagst, melden sich Interessenten immer wieder bei dir nach. Eine einmalige, klare Kommunikation spart dir langfristig viel Zeit und Nerven.
Wann solltest du Mietinteressenten absagen?
Es gibt verschiedene Situationen, in denen du Absagen verschicken musst:
Die Wohnung ist bereits vergeben
Der häufigste Fall: Du hast dich für einen Mieter entschieden und musst allen anderen absagen. Hier ist Schnelligkeit gefragt – je früher die anderen Interessenten Bescheid wissen, desto besser.
Nach der Besichtigung
Du hast mehrere Besichtigungen durchgeführt und einige Bewerber kommen nicht in die engere Auswahl. Auch hier solltest du zeitnah absagen, damit die Interessenten nicht in der Schwebe hängen.
Ohne Besichtigung (zu viele Anfragen)
Bei beliebten Wohnungen in gefragten Lagen bekommst du oft mehr Anfragen, als du Besichtigungstermine anbieten kannst. In diesem Fall musst du bereits vor der Besichtigung eine Vorauswahl treffen und absagen.
Tipp: Mit einem Termin-Tool für Besichtigungen behältst du bei vielen Interessenten den Überblick. Interessenten buchen ihre Termine selbst und du siehst auf einen Blick, wer sich angemeldet hat.
Bewerber erfüllt Kriterien nicht
Manchmal wird schon aus der Bewerbung klar, dass ein Interessent nicht passt – etwa weil das Einkommen nicht ausreicht oder die Selbstauskunft unvollständig ist.
Mietinteressenten absagen: Vorlage und Muster-Texte
Hier findest du Absage-Vorlagen für verschiedene Situationen, die du direkt verwenden oder anpassen kannst.
Vorlage 1: Kurze Absage – Wohnung vergeben
Diese Vorlage eignet sich, wenn du vielen Interessenten gleichzeitig absagen musst:
Betreff: Ihre Anfrage zur Wohnung [Adresse]Guten Tag [Name],vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Wohnung in der [Straße].Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass die Wohnung bereits vergeben ist.Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der weiteren Wohnungssuche!Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Vorlage 2: Absage nach Besichtigung
Wenn jemand zur Besichtigung da war, ist eine etwas persönlichere Absage angemessen:
Betreff: Rückmeldung zu Ihrer Wohnungsbewerbung [Adresse]Guten Tag [Name],vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für eine Besichtigung unserer Wohnung genommen haben.Nach sorgfältiger Prüfung aller Bewerbungen haben wir uns für einen anderen Interessenten entschieden. Diese Entscheidung fiel uns nicht leicht, da wir viele qualifizierte Bewerber hatten.Ich wünsche Ihnen alles Gute und viel Erfolg bei der Wohnungssuche!Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Vorlage 3: Absage ohne Besichtigung (Vorauswahl)
Bei vielen Anfragen musst du oft schon vor der Besichtigung aussortieren:
Betreff: Ihre Anfrage zur Wohnung [Adresse]Guten Tag [Name],vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Wohnung.Aufgrund der großen Anzahl an Anfragen können wir leider nicht allen Interessenten einen Besichtigungstermin anbieten. Wir haben uns entschieden, die Besichtigungen auf eine kleinere Auswahl zu beschränken.Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Wohnungssuche!Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Vorlage 4: Automatische Absage bei Vermietung
Diese Vorlage kannst du als Auto-Antwort einrichten, sobald die Wohnung vergeben ist:
Betreff: Automatische Antwort – Wohnung [Adresse]Guten Tag,vielen Dank für Ihre Anfrage zu unserer Wohnung.Die Wohnung ist mittlerweile vergeben. Ihre Anfrage wird daher nicht mehr bearbeitet.Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der weiteren Suche!Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Vorlage 5: Höfliche Absage ohne konkrete Begründung
Wenn du keine Gründe nennen möchtest (was dein gutes Recht ist):
Betreff: Ihre Bewerbung für die Wohnung [Adresse]Guten Tag [Name],vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserer Wohnung.Nach Prüfung aller eingegangenen Bewerbungen haben wir uns leider gegen eine Zusage an Sie entschieden.Für Ihre weitere Wohnungssuche wünsche ich Ihnen alles Gute!Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Tipps für die Formulierung deiner Absage
Mit diesen Tipps formulierst du deine Absage an Mietbewerber professionell und souverän:
Sei zeitnah
Lass Interessenten nicht wochenlang warten. Sobald du dich entschieden hast, solltest du absagen. Idealerweise innerhalb von wenigen Tagen nach der Besichtigung oder Entscheidung.
Sei klar und eindeutig
Vermeide Formulierungen wie "Wir melden uns vielleicht noch" oder "Die Entscheidung steht noch aus", wenn das nicht stimmt. Klare Kommunikation ist respektvoller als Hinhaltetaktik.
Halte es kurz
Du musst keine ausführlichen Begründungen liefern. Eine kurze, freundliche Absage reicht völlig aus. Je länger die Erklärung, desto mehr Angriffsfläche bietest du.
Bleibe neutral und sachlich
Vermeide persönliche Bewertungen der Bewerber. Formulierungen wie "Sie haben uns nicht überzeugt" sind unprofessionell und können als verletzend empfunden werden.
Nenne keine diskriminierenden Gründe
Erwähne niemals Gründe, die nach dem AGG verboten sind: Herkunft, Geschlecht, Religion, Alter, Behinderung oder sexuelle Identität. Auch wenn das nicht dein Ablehnungsgrund war – formuliere neutral.
Wünsche Erfolg bei der weiteren Suche
Ein freundlicher Abschluss kostet nichts und hinterlässt einen guten Eindruck. Die Wohnungssuche ist für viele stressig – ein nettes Wort wird geschätzt.
Rechtliche Aspekte bei der Absage von Mietinteressenten
Beim Absagen von Mietinteressenten gibt es einige rechtliche Punkte zu beachten:
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
Das AGG verbietet Diskriminierung bei der Vermietung von Wohnraum. Du darfst Bewerber nicht aufgrund folgender Merkmale ablehnen:
- Ethnische Herkunft oder Hautfarbe
- Geschlecht
- Religion oder Weltanschauung
- Behinderung
- Alter
- Sexuelle Identität
Wichtig: Die Diskriminierung muss nicht beabsichtigt sein. Auch unbewusste Benachteiligung kann rechtliche Folgen haben.
Welche Ablehnungsgründe sind zulässig?
Du darfst Bewerber aus sachlichen Gründen ablehnen:
- Bonität: Negative Schufa-Einträge, zu geringes Einkommen
- Vollständigkeit der Unterlagen: Fehlende Selbstauskunft, keine Gehaltsnachweise
- Mietverhältnis-bezogene Gründe: Zu viele Personen für die Wohnungsgröße, Haustierverbot
- Bauchgefühl nach Besichtigung: Du musst dich wohlfühlen (solange keine Diskriminierung vorliegt)
Musst du Gründe nennen?
Nein, du bist nicht verpflichtet, Ablehnungsgründe zu nennen. Eine neutrale Absage ohne Begründung ist vollkommen in Ordnung – und oft sogar die sicherere Variante.
Was tun bei Nachfragen?
Wenn abgelehnte Bewerber nach Gründen fragen, kannst du neutral antworten: "Wir haben uns nach Prüfung aller Bewerbungen für einen anderen Interessenten entschieden." Du musst keine Details nennen.
So behältst du bei vielen Interessenten den Überblick
Bei begehrten Wohnungen kann die Flut an Anfragen schnell unübersichtlich werden. Wer hat sich gemeldet? Wer war zur Besichtigung? Wem habe ich schon abgesagt?
Ein durchdachtes System hilft dir dabei:
- Führe eine Liste aller Interessenten mit Status (angefragt, eingeladen, besichtigt, abgesagt)
- Nutze Vorlagen für deine Absagen, damit du nicht jede E-Mail neu schreiben musst
- Setze dir Deadlines für Entscheidungen, damit Interessenten nicht zu lange warten
Noch einfacher geht es mit einem digitalen Tool: Mit besichtigungstermine.com organisierst du deine Besichtigungstermine online. Interessenten buchen ihre Termine selbst, du behältst den Überblick und kannst Absagen gesammelt versenden. Kostenlos für bis zu 3 Objekte – probier es aus!
Fazit: Mit der richtigen Vorlage Zeit sparen
Mietinteressenten absagen gehört zum Vermieten dazu – mit den richtigen Vorlagen und einer professionellen Herangehensweise erledigst du das schnell und respektvoll.
Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
- Sage zeitnah ab, sobald du dich entschieden hast
- Verwende kurze, neutrale Formulierungen
- Du musst keine Begründung nennen
- Achte auf AGG-Konformität – keine diskriminierenden Gründe
- Nutze Vorlagen, um Zeit zu sparen
Mit den Muster-Texten aus diesem Artikel bist du für alle Situationen gewappnet. Kopiere sie einfach, passe sie an und versende sie – fertig!
Tipp: Wenn du regelmäßig vermietest oder viele Anfragen bekommst, spart dir ein digitales Termin-Management viel Zeit. Hier kostenlos starten und Besichtigungen stressfrei organisieren.