Die Kündigung ist eingegangen – und ab diesem Moment läuft die Uhr. Wohnungsabnahme, Renovierung, Neuvermietung und Übergabe müssen idealerweise so ineinandergreifen, dass kein Leerstand entsteht.
Für Hausverwaltungen ist der Mieterwechsel Routine. Gerade deshalb lohnt sich ein klar strukturierter Prozess. Diese Checkliste führt durch alle Phasen – von der Kündigung bis zum Einzug des neuen Mieters.
Der Mieterwechsel in vier Phasen
Ein effizienter Ablauf gliedert sich in vier aufeinander aufbauende Schritte:
- 1. Kündigung und Vorbereitung
- 2. Neuvermietung und Besichtigungen
- 3. Mieterauswahl und Vertragsabschluss
- 4. Abnahme und Übergabe
Ziel ist ein nahtloser Übergang: Der neue Mieter zieht ein, sobald der alte ausgezogen ist.
Phase 1: Kündigung und Vorbereitung
Nach Eingang der Kündigung ist schnelles, aber strukturiertes Handeln gefragt.
Sofortmaßnahmen (Tag 1–3)
- Kündigung formell prüfen (Frist, Unterschrift, Zugang)
- Kündigungsdatum im System erfassen
- Kündigung schriftlich bestätigen
- Eigentümer informieren (bei Fremdverwaltung)
- Mieterkonto prüfen (offene Forderungen?)
Innerhalb der ersten Woche
- Besichtigungstermin mit aktuellem Mieter abstimmen
- Zustand dokumentieren (Fotos und Notizen)
- Renovierungsbedarf einschätzen
- Rückwärts-Zeitplan erstellen
Rechne vom Kündigungstermin rückwärts: Inserierung und Besichtigungen sollten möglichst innerhalb der Kündigungsfrist stattfinden.
Phase 2: Neuvermietung und Besichtigungen
Die Vermarktung ist zeitkritisch. Hier entscheidet sich, ob der Übergang reibungslos gelingt.
Inserat vorbereiten
- Professionelle Fotos bei Tageslicht erstellen
- Grundriss bereitstellen
- Exposé mit Fakten und Highlights formulieren
- Mietpreis marktgerecht festlegen
- Energieausweis bereithalten
Vermarktung starten
- Inserate auf relevanten Portalen veröffentlichen
- Interne Kanäle nutzen (Bestandsmieter, Website)
- Besichtigungsfenster definieren
Besichtigungen effizient organisieren
Bei hoher Nachfrage ist Einzelkoordination per E-Mail nicht praktikabel. Ein strukturiertes Buchungssystem reduziert Verwaltungsaufwand erheblich:
- Feste Zeitfenster definieren
- Selbstbuchung für Interessenten ermöglichen
- Automatische Bestätigungen und Erinnerungen nutzen
Spezialisierte Lösungen wie besichtigungstermine.com sind auf diesen Anwendungsfall ausgelegt und ermöglichen objektbezogene Buchungsseiten.
Während der aktuelle Mieter noch wohnt, sind feste und klar kommunizierte Termine entscheidend. Transparente Abstimmung erhöht die Kooperationsbereitschaft.
Phase 3: Mieterauswahl und Vertragsabschluss
Nach Abschluss der Besichtigungen beginnt die strukturierte Auswahl.
Bewerbungen sichten
- Bewerbungsunterlagen vollständig erfassen
- Einkommensnachweise prüfen
- Einzugstermin und Haushaltsgröße berücksichtigen
Bonitätsprüfung
- Schufa- oder Bonitätsauskunft prüfen
- Mietschuldenfreiheitsbescheinigung anfordern
- Identität verifizieren
Faustregel: Das Nettohaushaltseinkommen sollte etwa das Dreifache der Warmmiete betragen.
Vertragsabschluss
- Zusage an ausgewählten Mieter
- Absagen an weitere Bewerber
- Mietvertrag erstellen und prüfen
- Kaution vereinbaren und dokumentieren
- Vertragsunterzeichnung (analog oder digital)
Phase 4: Abnahme und Übergabe
Der Übergabetag ist organisatorisch sensibel. Idealerweise erfolgt Abnahme und Neuübergabe am selben Tag.
Abnahme mit altem Mieter
- Übergabeprotokoll vorbereiten
- Raumweise Begehung durchführen
- Zählerstände dokumentieren
- Schlüssel vollständig entgegennehmen
- Protokoll von beiden Parteien unterzeichnen lassen
Zwischenphase
- Reinigung oder Kleinreparaturen veranlassen
- Ggf. Schlösser austauschen
Übergabe an neuen Mieter
- Kautionseingang prüfen
- Erneute Begehung mit Dokumentation
- Zählerstände festhalten
- Schlüsselanzahl dokumentieren
- Hausordnung und wichtige Informationen übergeben
Ein strukturiertes Übergabeprotokoll enthält: Adresse, Datum, Beteiligte, Zählerstände, Raumzustand, Schlüsselanzahl und Unterschriften.
Fazit
Ein gut organisierter Mieterwechsel reduziert Leerstand und minimiert Verwaltungsaufwand.
Entscheidend sind:
- Frühe und strukturierte Vorbereitung
- Effiziente Besichtigungsorganisation
- Klare Auswahlkriterien
- Lückenlose Dokumentation bei Abnahme und Übergabe
Besonders in Phase 2 – der Terminorganisation – liegt ein erheblicher Effizienzhebel. Digitale Buchungssysteme können hier mehrere Stunden Koordinationsaufwand pro Mieterwechsel einsparen.