Mieterwechsel organisieren: Checkliste für Hausverwaltungen

Die Kündigung liegt auf dem Tisch, und jetzt beginnt die Uhr zu ticken: Wohnungsabnahme, Renovierung, Neuvermietung, Übergabe – alles muss koordiniert werden, idealerweise ohne Leerstand. Für Hausverwaltungen ist der Mieterwechsel Routine, aber genau deshalb lohnt sich ein strukturierter Prozess.

In diesem Artikel findest du eine komplette Checkliste für den Mieterwechsel – von der Kündigung bis zum Einzug des neuen Mieters.

Der Mieterwechsel-Prozess im Überblick

Ein Mieterwechsel lässt sich in vier Phasen gliedern:

Je besser diese Phasen ineinandergreifen, desto kürzer der Leerstand. Im Idealfall zieht der neue Mieter ein, sobald der alte ausgezogen ist – ohne Leertage.

Phase 1: Kündigung und Vorbereitung

Die Kündigung ist eingegangen. Jetzt heißt es: Schnell handeln, aber strukturiert.

Checkliste Phase 1

Sofort erledigen (Tag 1-3):

[ ] Kündigungsschreiben prüfen (Form, Frist, Unterschrift)
[ ] Kündigungsfrist berechnen und im Kalender eintragen
[ ] Kündigung schriftlich bestätigen
[ ] Eigentümer informieren (bei WEG/Fremdverwaltung)
[ ] Mieterkonto prüfen (offene Forderungen?)

Innerhalb der ersten Woche:

[ ] Besichtigungstermin mit aktuellem Mieter vereinbaren
[ ] Wohnung inspizieren (Zustand dokumentieren)
[ ] Renovierungsbedarf einschätzen
[ ] Zeitplan für Neuvermietung erstellen

Wohnungsinspektion: Worauf achten?

Bei der Inspektion geht es nicht um die formale Abnahme (die kommt später), sondern um eine realistische Einschätzung:

Dokumentieren:
- Allgemeiner Zustand (Wände, Böden, Fenster)
- Offensichtliche Schäden
- Renovierungsbedarf (Streichen, Kleinreparaturen)
- Einbauten des Mieters (Küche, Lampen)

Klären:
- Wann wird die Wohnung besenrein übergeben?
- Gibt es Einbauten, die übernommen werden könnten?
- Sind Renovierungsarbeiten durch den Mieter vereinbart?

Tipp: Mach Fotos und Videos. Das hilft bei der Erstellung des Exposés und bei späteren Streitfragen.

Zeitplan erstellen

Rechne rückwärts vom Kündigungstermin:

Beispiel bei 3-Monats-Frist:
- Monat 1: Inserat erstellen, Vermarktung starten
- Monat 2: Besichtigungen, Mieterauswahl
- Monat 3: Vertragsabschluss, Vorbereitung Übergabe
- Tag X: Abnahme alter Mieter, Übergabe neuer Mieter

Je früher du mit der Vermarktung startest, desto größer die Chance auf einen nahtlosen Übergang.

Phase 2: Wohnung inserieren und Besichtigungen organisieren

Die Vermarktung ist der zeitkritische Teil. Hier entscheidet sich, ob du schnell einen passenden Mieter findest.

Checkliste Phase 2

Inserat vorbereiten:

[ ] Professionelle Fotos erstellen (bei Tageslicht, aufgeräumt)
[ ] Grundriss digitalisieren oder neu erstellen
[ ] Exposé-Text schreiben (Fakten + Highlights)
[ ] Mietpreis festlegen (Marktanalyse)
[ ] Energieausweis bereithalten

Vermarktung starten:

[ ] Inserat auf Immobilienportalen schalten
[ ] Ggf. eigene Website/Bestandsmieter-Newsletter nutzen
[ ] Besichtigungstermine planen und Buchungslink bereitstellen

Besichtigungen organisieren:

[ ] Zeitslots für Besichtigungen definieren
[ ] Buchungssystem einrichten (z.B. besichtigungstermine.com)
[ ] Link im Inserat und bei Anfragen kommunizieren
[ ] Unterlagen vorbereiten (Exposé, Selbstauskunft-Formular)

Besichtigungen effizient planen

Bei attraktiven Wohnungen gehen schnell 30, 50 oder mehr Anfragen ein. Einzeltermine zu koordinieren ist zeitlich nicht machbar.

Die Lösung: Selbstbuchung

Mit einem Tool wie besichtigungstermine.com erstellst du eine Buchungsseite für die Wohnung. Interessenten wählen selbst einen Slot – du sparst dir das E-Mail-Ping-Pong.

So geht's:
1. Besichtigungszeiten festlegen (z.B. Samstag 10-12 Uhr)
2. Slots definieren (z.B. alle 20 Minuten)
3. Link im Inserat teilen
4. Interessenten buchen, du siehst wer kommt

Automatische Bestätigungen und Erinnerungen reduzieren zusätzlich No-Shows.

Ausführlicher: Besichtigungstermine für Hausverwaltungen

Besichtigung mit aktuellem Mieter

Solange der aktuelle Mieter noch wohnt, brauchst du seine Kooperation:

Abstimmung: Wann sind Besichtigungen möglich?
Pflichten: Der Mieter muss Besichtigungen dulden (nach Vorankündigung)
Praxis: 2-3 feste Termine pro Woche sind meist zumutbar
Tipp: Freundliche Kommunikation zahlt sich aus

Phase 3: Mieterauswahl und Vertragsabschluss

Die Besichtigungen sind durch, jetzt geht's an die Auswahl.

Checkliste Phase 3

Bewerbungen sichten:

[ ] Alle Bewerbungen sammeln und vergleichen
[ ] Grundlegende Kriterien prüfen (Einkommen, Einzugstermin)
[ ] Top-Kandidaten in engere Wahl nehmen

Bonitätsprüfung:

[ ] Einkommensnachweise anfordern (3 Gehaltsnachweise)
[ ] Schufa-Auskunft oder Bonitätsnachweis prüfen
[ ] Mietschuldenfreiheitsbescheinigung vom Vorvermieter
[ ] Personalausweis prüfen

Entscheidung und Vertrag:

[ ] Mieter auswählen und zusagen
[ ] Absagen an andere Bewerber senden
[ ] Mietvertrag erstellen/anpassen
[ ] Vertragsunterzeichnung (vor Ort oder digital)
[ ] Kaution vereinbaren und dokumentieren

Mieterselbstauskunft nutzen

Die Selbstauskunft ist ein wichtiges Werkzeug für die Vorauswahl. Sie enthält:

Persönliche Daten
Berufliche Situation und Einkommen
Angaben zu Mietschulden, Insolvenz etc.
Einwilligung zur Datenverarbeitung

Eine Vorlage findest du hier: Mieterselbstauskunft für Vermieter

Faustregel zur Zahlungsfähigkeit

Das Netto-Einkommen sollte mindestens das Dreifache der Warmmiete betragen. Bei 1.000 € Warmmiete also mindestens 3.000 € netto. Bei mehreren Mietern (z.B. Paar) zählt das gemeinsame Einkommen.

Phase 4: Übergabe und Einzug

Der kritische Moment: Alter Mieter raus, neuer Mieter rein – möglichst am selben Tag.

Checkliste Phase 4

Abnahme mit altem Mieter:

[ ] Termin für Wohnungsabnahme vereinbaren
[ ] Übergabeprotokoll vorbereiten
[ ] Alle Räume gemeinsam begehen
[ ] Zählerstände ablesen (Strom, Gas, Wasser, Heizung)
[ ] Schlüssel entgegennehmen (alle!)
[ ] Schäden dokumentieren (Fotos)
[ ] Protokoll unterschreiben lassen
[ ] Nebenkostenabrechnung ankündigen

Zwischen Abnahme und Übergabe:

[ ] Ggf. Reinigung oder Kleinreparaturen
[ ] Schlösser tauschen (bei Bedarf)
[ ] Wohnung für Übergabe vorbereiten

Übergabe an neuen Mieter:

[ ] Mietvertrag nochmals prüfen (unterschrieben?)
[ ] Kautionseingang prüfen
[ ] Übergabeprotokoll vorbereiten
[ ] Gemeinsame Begehung
[ ] Zählerstände dokumentieren
[ ] Schlüssel übergeben (Anzahl dokumentieren)
[ ] Protokoll unterschreiben lassen
[ ] Wichtige Infos übergeben (Mülltonnen, Hausordnung, etc.)

Das Übergabeprotokoll

Ein gutes Übergabeprotokoll enthält:

Allgemeine Daten:
- Adresse, Datum, Anwesende
- Zählerstände aller Medien

Raumweise Dokumentation:
- Zustand von Wänden, Böden, Decken
- Fenster und Türen (Funktion)
- Sanitär (Wasserhähne, Toilette, Abflüsse)
- Elektrik (Steckdosen, Schalter)
- Heizung

Sonstiges:
- Übergebene Schlüssel (Anzahl und Art)
- Mängel oder Schäden
- Vereinbarungen (z.B. zu Reparaturen)
- Unterschriften beider Parteien

Fazit: Mit Checkliste zum reibungslosen Mieterwechsel

Ein Mieterwechsel ist für Hausverwaltungen Alltag – aber jeder schlecht organisierte Wechsel kostet Zeit und Geld. Mit einer klaren Checkliste und den richtigen Prozessen reduzierst du Leerstand und Aufwand.

Die vier Phasen im Schnelldurchlauf:

Kündigung: Fristen prüfen, Wohnung inspizieren, Zeitplan erstellen
Neuvermietung: Inserat erstellen, Besichtigungen organisieren, Selbstbuchung nutzen
Auswahl: Bonitätsprüfung, Entscheidung, Vertragsabschluss
Übergabe: Saubere Abnahme, lückenlose Dokumentation

Für die Besichtigungsorganisation – oft der zeitintensivste Teil – spart besichtigungstermine.com Stunden an Koordinationsaufwand. Interessenten buchen selbst, du behältst den Überblick.

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