Besichtigungstermine Software: Das beste Tool für Vermieter
Du hast deine Wohnung inseriert und innerhalb von 24 Stunden stapeln sich 80 Anfragen in deinem Postfach. Jetzt beginnt das eigentliche Problem: Wann kann wer? Wer hat abgesagt? Wer kommt tatsächlich? Das manuelle Koordinieren von Besichtigungsterminen kostet Stunden – und Nerven. Eine Besichtigungstermine Software nimmt dir diese Arbeit ab und bringt Struktur in das Chaos.
In diesem Artikel erfährst du, warum sich eine spezialisierte Software lohnt, welche Funktionen wichtig sind und wie du mit dem richtigen Tool Zeit sparst.
Warum du eine Software für Besichtigungstermine brauchst
Wer schon einmal eine Wohnung in einer gefragten Lage vermietet hat, kennt das Szenario: Die Anfragen kommen schneller, als du sie bearbeiten kannst. Ohne System wird die Terminkoordination schnell zum Vollzeitjob.
Das Problem mit der manuellen Koordination
Der klassische Ablauf sieht so aus:
- Du bekommst 50-100 Anfragen per E-Mail, Portal-Nachricht oder Telefon
- Du schreibst jedem einzeln zurück mit Terminvorschlägen
- Die Hälfte antwortet nicht, ein Viertel will andere Zeiten
- Du jonglierst mit verschiedenen Zeitslots und verlierst den Überblick
- Am Besichtigungstag erscheinen 30% der Angemeldeten nicht
- Du weißt nicht mehr, wer der Interessent im grauen Pullover war
Dieses Hin-und-Her kostet dich leicht 5-10 Stunden pro Vermietung – Zeit, die du sinnvoller nutzen könntest.
Was eine Software anders macht
Eine Besichtigungstermine Software dreht den Prozess um: Statt dass du jedem einzeln Termine vorschlägst, buchten sich Interessenten selbst in verfügbare Zeitslots ein. Du definierst einmal, wann du Zeit hast – den Rest erledigt das System.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Selbstbuchung: Interessenten wählen selbst einen passenden Termin
- Automatische Bestätigungen: Jeder bekommt sofort eine Bestätigung per E-Mail
- Erinnerungen: Das System erinnert vor dem Termin – weniger No-Shows
- Übersicht: Du siehst alle Buchungen auf einen Blick
- Kontaktdaten: Alle Informationen der Interessenten an einem Ort
Die wichtigsten Funktionen einer guten Besichtigungstermine Software
Nicht jedes Tool ist gleich gut geeignet. Hier sind die Funktionen, auf die du achten solltest:
Einfache Terminvergabe
Das A und O: Die Software muss einfach zu bedienen sein – für dich und für die Interessenten. Komplizierte Systeme schrecken ab. Idealerweise erstellst du in wenigen Minuten eine Buchungsseite und verschickst nur noch einen Link.
Flexible Zeitslots
Du musst definieren können:
- Datum und Uhrzeit: An welchen Tagen und zu welchen Zeiten bietest du Besichtigungen an?
- Dauer pro Slot: 10, 15 oder 20 Minuten – je nach Wohnung und Stil
- Teilnehmer pro Slot: Einzelbesichtigungen oder Gruppen von 5-8 Personen?
- Puffer zwischen Terminen: Damit du nicht von einem Interessenten zum nächsten hetzen musst
Automatische E-Mails
Eine gute Software verschickt automatisch:
- Buchungsbestätigung: Sofort nach der Anmeldung
- Erinnerung: 24 Stunden oder am Morgen vor dem Termin
- Absage-Möglichkeit: Damit Interessenten einfach stornieren können, statt einfach nicht zu erscheinen
Übersichtliches Dashboard
Du brauchst einen zentralen Ort, an dem du siehst:
- Welche Termine sind gebucht, welche noch frei?
- Wer hat sich angemeldet? Name, E-Mail, Telefonnummer
- Wer hat abgesagt?
- Wie viele Interessenten kommen insgesamt?
Datenschutz-Konformität
Du sammelst personenbezogene Daten – das muss DSGVO-konform passieren. Die Software sollte entsprechende Hinweise einblenden und die Daten sicher speichern.
So funktioniert besichtigungstermine.com – Schritt für Schritt
Mit unserem kostenlosen Tool erstellst du in unter 5 Minuten eine professionelle Buchungsseite für deine Wohnungsbesichtigung. So funktioniert es:
Schritt 1: Termin erstellen
Starte den Wizard auf besichtigungstermine.com. Du gibst ein:
- Adresse der Wohnung: Für die Interessenten zur Orientierung
- Verfügbare Zeitfenster: Wähle Tage und Uhrzeiten aus
- Slot-Einstellungen: Dauer und maximale Teilnehmerzahl pro Slot
- Deine Kontaktdaten: Damit Interessenten dich bei Fragen erreichen können
Der gesamte Prozess dauert weniger als 5 Minuten.
Schritt 2: Link teilen
Nach dem Erstellen erhältst du einen individuellen Link zu deiner Buchungsseite. Diesen Link teilst du:
- In deiner Wohnungsanzeige auf ImmoScout, Immowelt & Co.
- Per E-Mail an alle Interessenten, die sich gemeldet haben
- In Antwort-Vorlagen, die du für Anfragen nutzt
Schritt 3: Interessenten buchen selbst
Interessenten öffnen den Link und sehen alle verfügbaren Zeitslots. Sie wählen einen passenden Termin, geben ihre Kontaktdaten ein und erhalten sofort eine Bestätigung. Fertig.
Keine Rückfragen, kein Hin-und-Her, keine Terminvorschläge deinerseits.
Schritt 4: Du behältst den Überblick
In deinem Dashboard siehst du alle Buchungen auf einen Blick:
- Wer kommt wann?
- Wie viele Plätze sind noch frei?
- Welche Kontaktdaten haben die Interessenten angegeben?
Am Besichtigungstag hast du eine komplette Liste aller Teilnehmer – inklusive der Informationen, die du für die Nachbereitung brauchst.
Schritt 5: Automatische Erinnerungen
Das System verschickt automatisch Erinnerungen an alle gebuchten Interessenten. Das reduziert No-Shows drastisch – in unserer Erfahrung um bis zu 50%.
Für wen eignet sich eine Besichtigungstermine Software?
Eine Software zur Terminverwaltung lohnt sich nicht für jeden. Hier die wichtigsten Zielgruppen:
Private Vermieter mit hoher Nachfrage
Du vermietest eine Wohnung in einer beliebten Stadt oder einem gefragten Viertel? Dann bekommst du vermutlich mehr Anfragen, als du einzeln bearbeiten kannst. Eine Software ist hier Gold wert.
Typisches Szenario: Du inserierst am Freitagabend, am Montag hast du 60 Anfragen. Mit einem Buchungstool antwortest du allen mit dem gleichen Link – fertig.
Vermieter mit mehreren Objekten
Wer regelmäßig vermietet, kennt den Aufwand. Eine Software spart bei jeder Vermietung mehrere Stunden. Hochgerechnet auf mehrere Objekte pro Jahr kommt da einiges zusammen.
Kleine Hausverwaltungen
Für professionelle Verwalter, die mehrere Wohnungen betreuen, ist eine strukturierte Terminvergabe unverzichtbar. Die Software sorgt für professionelles Auftreten und effiziente Abläufe.
Nachmietersuche
Auch wenn du als Mieter einen Nachmieter suchst und die Besichtigungen selbst organisierst, hilft dir ein Tool. Du koordinierst die Termine professionell und kannst dem Vermieter eine saubere Übersicht präsentieren.
Wann sich die Software weniger lohnt
Ehrlich gesagt: Wenn du nur 5-10 Anfragen bekommst und Einzelbesichtigungen machst, ist der manuelle Aufwand überschaubar. Da reicht auch ein klassischer Kalender. Aber: Sobald es mehr werden, wirst du das Tool zu schätzen wissen.
Vergleich: Manuelle Terminvergabe vs. Software-Lösung
Um den Unterschied greifbar zu machen, hier ein direkter Vergleich bei 50 Interessenten:
Manuell per E-Mail
Schritt Zeitaufwand
| Alle Anfragen lesen | 30 min
| Terminvorschläge schreiben (50x) | 2-3 Stunden
| Rückmeldungen abwarten und sortieren | Wartezeit + 1 Stunde
| Nachfassen bei Nicht-Antworten | 1 Stunde
| Bestätigungen verschicken | 30 min
| Erinnerungen schreiben | 30 min
| Absagen verwalten, Nachrücker einladen | 30 min
| Gesamt | 6-8 Stunden
Mit Besichtigungstermine Software
Schritt Zeitaufwand
| Buchungsseite erstellen | 5 min
| Link an alle Interessenten schicken | 10 min
| Buchungen im Dashboard prüfen | 10 min
| Am Tag der Besichtigung: Liste ausdrucken | 2 min
| Gesamt | ca. 30 Minuten
Die Zeitersparnis ist enorm – und das bei weniger Stress und weniger Fehlern.
Qualitative Unterschiede
Neben der Zeitersparnis gibt es weitere Vorteile:
- Professioneller Eindruck: Interessenten schätzen ein modernes Buchungssystem
- Weniger Fehler: Keine doppelt vergebenen Termine, keine vergessenen Zusagen
- Bessere Daten: Alle Kontaktdaten strukturiert an einem Ort
- Flexibilität für Interessenten: Sie können auch abends um 23 Uhr buchen – ohne auf deine Antwort zu warten
Häufige Fragen zur Besichtigungstermine Software
Ist das Tool kostenlos?
Ja, besichtigungstermine.com ist kostenlos nutzbar. Du kannst ohne Registrierung starten und sofort Termine erstellen.
Brauche ich technische Kenntnisse?
Nein. Der Wizard führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess. Wenn du eine E-Mail schreiben kannst, kannst du auch eine Buchungsseite erstellen.
Was passiert mit den Daten der Interessenten?
Die Daten werden DSGVO-konform gespeichert und nur für die Terminkoordination verwendet. Nach der Vermietung kannst du alle Daten löschen.
Kann ich das Tool auch für WG-Castings nutzen?
Absolut. Das Prinzip ist das gleiche: Bewerber buchen sich selbst in verfügbare Slots ein. Perfekt für WG-Castings mit vielen Interessenten.
Was ist, wenn ein Interessent absagt?
Interessenten können über einen Link in der Bestätigungs-E-Mail selbst absagen. Der Slot wird automatisch wieder frei und kann von jemand anderem gebucht werden.
Fazit: Mit der richtigen Software Zeit und Nerven sparen
Eine Besichtigungstermine Software ist kein Luxus, sondern eine praktische Lösung für ein echtes Problem. Wenn du regelmäßig vermietest oder eine Wohnung in gefragter Lage hast, spart dir das Tool mehrere Stunden pro Vermietung.
Die wichtigsten Vorteile zusammengefasst:
- Massive Zeitersparnis: Von 6-8 Stunden auf 30 Minuten
- Weniger Stress: Kein E-Mail-Ping-Pong, kein Chaos
- Professionelles Auftreten: Interessenten schätzen moderne Tools
- Weniger No-Shows: Automatische Erinnerungen reduzieren Ausfälle
- Bessere Übersicht: Alle Buchungen und Kontakte an einem Ort
Das Beste: Du kannst es kostenlos testen. Erstelle jetzt deine erste Buchungsseite und erlebe selbst, wie viel einfacher die Terminkoordination sein kann.
Keine Lust mehr auf E-Mail-Chaos bei der nächsten Vermietung? Probiere besichtigungstermine.com aus – in unter 5 Minuten hast du eine professionelle Buchungsseite, auf der sich Interessenten selbst Termine aussuchen. Kostenlos und ohne Registrierung.